Dass wir die Prozessorganisation mit all ihren Elementen als Ganzes methoden- und theoriebasiert behandeln können, zeichnet unseren Ansatz aus. Ob trivial oder komplex hat die Prozessorganisation immer eine Struktur. Die entscheidende Frage dabei ist, ob die Struktur eine triviale oder komplexe ist:

• In trivialen Strukturen dominieren Automaten,
• in komplexen Strukturen ist das Bewußtseinssystem der Prozessbeteiligten der Kern.

Zur Prozessgestaltung, Prozessmodellierung, Prozessoptimierung legen wir diese Unterscheidung zugrunde. Je nach dem Prozess-Typ kann die Prozessorganisation folgende Elemente beinhalten:

• Trivialsysteme, die sich nicht selbst produzieren und reproduzieren (von anderen gemachte Systeme wie Automaten, Uhren) 
• Systeme, die sich selbst produzieren und reproduzieren:
  
  • lebende Organismen bzw. biologische Systeme, die durch Leben operieren
  • psychische Systeme, die durch Bewusstseinsprozesse wie Wahrnehmen, Denken, Fühlen, Wollen, Aufmerksamkeit operieren,
  • soziale Systeme, die durch Kommunikation operieren
    
    • Interaktionen
    • Organisationen
    • Gesellschaft

Auswirkungen von Umweltdynamiken auf Prozessorganisation - structur follows environment

• Ein Prozess als Trivialmaschine ist ein geschlossenes Ganzes.
• Wird der Prozess mit den geplanten Eingangsleistungen richtig versorgt, liefert immer die geplanten Ausgangsleistungen.
• Die Interaktionen zwischen einzelnen Prozessschritten sind kausal definierbar.
• Die Operationsweise und Entscheidungswege der einzelnen Prozessschritte wie auch des Prozesses werden von prozessexternen Fachleuten vorgegeben, codiert, programmiert, die Toleranzgrenzen festgelegt.
• Störungen an Trivialmaschinen können nur durch externe Eingriffe von Fachleuten korrigiert werden (wenn die künstliche Intelligenz die menschliche Intelligenz ersetzen sollte, wird dieses Merkmal obsolet. So weit sind wir noch nicht. Bis dahin brauchen wir Wartungsfachleute, Instandhalter und ähnliche Berufsgruppen)
• Der Prozess ist zwar kompliziert (nach dem Produktivstart oder der Inbetriebnahme empfinden wir ihn subjektiv so), nach einer Weile beherrschen wir ihn und dann wird er trivial (objektiv).
• Die Erwartungen der nachgelagerten Prozesse als Konsumenten der Ausgangsleistungen können eindeutig beschrieben werden.
• Prozess-Fähigkeit zur Autodynamik ist nicht erforderlich, da ein vollautomatisierter Prozess seine Operationen im Verhältnis zu seinen Ergebnissen nicht selbst kontrollieren bzw. bei Bedarf seine Strukturen modifizieren muss. Anders als Bewusstseinssyteme und soziale Systeme bearbeiten die Trivialmaschinen die Daten so, wie sie codiert worden sind. Sie fragen nicht nach dem Sinn ihres Tuns. Wir bezeichnen solche Prozesse codeverarbeitende Systeme.

Mit der Beschreibung ihrer Aufbau- und Ablauf-Struktur sowie ihrer Operationen, die sich bei jedem Durchlauf nach dem gleichen Muster wiederholen, wird somit das Wesentliche erfasst. ITTO oder SIPOC sind hierfür brauchbare Vorgehensweisen. Der Prozessablauf kann automatisiert und per Workflow bzw. ERP Tools wie SAP R/3 gesteuert werden. Zur Modellierung zwecks Automatisierung helfen dabei ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK), OMG BPMN, UML. Heute noch sprechen die meisten Experten vom Business Process Management, meinen dabei die Prozessautomatisierung sowie die Anwendung von solchen Modellierungswerkzeugen.

In Prozessorganisationen wie Fertigungs- oder Montageanlagen, in denen die codeverarbeitenden Automatisierungssysteme und das menschliche Tun zusammenkommen, sind die Ansätze wie PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) für kontinuierliche Optimierung zielführend anwendbar. Die Prozessorganisation kann als lebendes System betrachtet werden. Für die Organisationsgestaltung sind die Werkzeuge, Techniken und Tools der systemischen Organisationsentwicklung geeignet.  

Die hohe Dynamik im Prozessumfeld fordert die Prozessorganisation mit größeren Überraschungen in immer kürzeren Abständen heraus. Die Entscheidungsprozesse gewinnen an Bedeutung, um zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort die passende Idee zu finden. Im Verhältnis zu ihnen ist der repetitive Anteil der Prozessoperationen nach einem gleichbleibenden Muster gering. Das Anstreben nach einem hohen Automatisierungsgrad zur Strukturgestaltung schadet. Das Bewußtseinssystem der Prozessbeteiligten ist der Kern der Prozess-Struktur.

Die Prozessorganisation entwickelt sich zu einem sozialen System. Sie wndelt nicht bloß einen Input in einen immer gleichen Output um, sondern greift unter Zuhilfenahme ihres Gedächtnisses selektiv Irritationen von außen auf und tranferiert diese dann in Outputs, die für Außenstehende und nicht selten auch für sich selbst überraschend sind (Frei nach Heinz von Foerster).  

• Diese Art Prozessorganisation ist ein selbstorganisierendes soziales System. Die Interventionen von aussen nutzen für die Gestaltung nicht.
• Die Prozessbeherrschung definiert sich über die Fähigkeit, zwischen Vorher und Nachher zu unterscheiden.
• Die Prozessorganisation kontrolliert ihre Operationen im Verhältnis zu ihren Ausgangsleistungen und baut geeignete Strukturen auf: Prozessstrukturen folgen den Prozess-Umwelten bzw. dem Prozessumfeld (→ structur follows environment ).
• Kontinuierliche Prozessoptimierung gestaltet sich mit anderen Inhalten im Vergleich zu Prozessorganisationen mit einem hohen Automatisierungsgrad. Die Entscheidungen, die infolge von Überraschungen getroffen werden, können richtig oder falsch sein, weil Wissen über sie fehlt oder unvollständig ist. Sie erfordern Mut zum Risiko und zur Verantwortung. Mit Entscheidungen wird keine Sicherheit gewonnen, nur die Differenz von Prozess und Umwelt in Risiko des Irrtums transformiert.
• Fähigkeit zur Autodynamik ist der wichtigste Erfolgsfaktor, um die Prozess Performance zu bewerten.  

→ Prozessmanagement in dynamischen Märkten