Prozessoptimierung in Behörden und Verwaltungen - Seminar

Seminar-Ziel

»Unsere Prozesse sind ganz anderes als die der Wirtschaftsunternehmen«

»Wir müssen andere Vorgehensweisen zur Prozessgestaltung und Prozessoptimierung praktizieren«

Diese oder ähnliche Sätze hören wir vor einem Seminar bei Behörden oder Verwaltungen sehr oft.

Beispiel:

Die Universitäten wollen aufgrund der veränderten Umfeldbedingungen zwar wie Wirtschaftsunternehmen agieren, glauben aber, dass ihre Prozesse gänzlich andere Vorgehensweisen zur Gestaltung benötigen. Dabei haben sie auch ihre Leistungserstellungsprozesse, Managementprozesse sowie Unterstützungsprozesse. 

Zur Prozessoptimierung können Sie sich auf unsere bewährten Vorgehensweisen, Werkzeuge, Techniken, Methoden für Prozessmanagement verlassen. 

In diesem Seminar lernen Sie, wie Sie die Prozesse in Behörden, öffentlichen Verwaltungen und Hochschulen gestalten können.

Teilnehmer Zielgruppe

Das Seminar richtet sich an Führungskräfte, leitende Mitarbeiter, Mitarbeiter von Behörden, Verwaltungen, Universitäten, weiteren Hochschulen, öffentlichen Institutionen und ähnlichen Unternehmungen.

Kurs Voraussetzungen

Bitte besuchen Sie zur Vorbereitung

BlueRocks Glossar

Seminar-Inhalt

Einführung 

• Merkmale des Prozessmanagements für Behörden und Verwaltungen
• Warum können die Prozesse in Behörden und Verwaltungen wie die der Wirtschaftsunternehmen gestaltet werden?
• Unterscheidung 
  • triviale (maschinenähnliche) Prozesse
  • nichttriviale (menschenzentrierte) Prozesse

• Turals Service Rad für den Auftragsabwicklungsprozess in Behörden

• Wie definieren Sie die Kundenprofile für öffentliche Institutionen?

Teil I - Denkmodell und seine Begrifflichkeiten

• Elemente eines Prozesses 

• • Aufgabenkette
  • Aufgabe
  • IT-System
  • Prozessführung
  • Prozessentwicklung

• Prozesskategorien 
  • Geschäftsprozesse
  • Managementprozesse
  • Unterstützungprozesse

• Zwei Phasen der Entwicklung

• • Optimierung
  • Erneuerung

• Zwei Dimensionen des organisationalen Wandels 
  • Sachebene entlang der Wertschöpfung
  • Beziehungsebene entlang der Zusammenarbeit

Teil II - Vorgehen zur Prozessgestaltung 

• Phase 1 Strategisches Prozessmanagement

• Strategie verstehen, übersetzen, ggf. ergänzen
• Begriffe zur Prozessgestaltung festlegen
• Denkwerkzeuge identifizieren und üben
• Lücken zwischen der Strategie und der Prozesslandkarte identifizieren
• Big Picture (Soll) entwerfen
• Prozesslandkarte entwerfen
• Schnittstellen zwischen den Prozessen festlegen und beschreiben
• Stakeholder und ihre Ansprüche ermitteln
• Ziele formulieren
• Prozessvision entwickeln

•   Phase II Prozessentwurf

• Potenzialanalyse

Wer den eigenen Ausgangspunkt nicht kennt, dem nützt die beste Landkarte nichts!

• Prozesse mittels 14 Erfolgsfaktoren analysieren

• Analyse der
  • Leistungen
  • Aufgabenabläufe

• Sachebene
• Beziehungsebene
• Sollprozesse beschreiben
• Gestaltung interaktiver dynamischer Prozesschnittstellen
• Prozessleistungen
• Planung wiederkehrender Aufgaben
• Vorgaben für Automatisierung
• Regeln und Methoden für manuelle Aufgaben
• Beschreibung der Prinizipien für einmalige, nicht planbare Ereignisse (Überraschungen)
• IT-Architektur entwerfen (grob)
• Erfolgsfaktoren festlegen 

• Phase III Prozessumsetzung

• Warum scheitern die Reorganisationsprojekte häufig während der Umsetzung?
• Wie bringen Sie die neuen Prozesse im Betrieb erfolgreich zum Laufen?
• Warum ist Unternehmenskultur ein wichtiger Stellhebel für den Erfolg?
• Wie erzeugen Sie aus Gegenwind Auftrieb?
• Wie nutzen Sie den Widerstand der Prozessbeteiligten für Ihren Erfolg? 
• Wie erkennen Sie Stolpersteine im Stakeholdernetz?
• Wie gestalten Sie die Trainingsmaßnahmen zielführend?
• Welchen Beitrag leisten Quick Wins zur Überzeugungsarbeit? 

• Querschnittsfunktion Prozessführung

• Erfolgsfaktoren für Prozessleistungen
• Erfolgsfaktoren für Prozessabläufe
• Entwicklung eines Prozessführungssystems
• Performance Controlling als Teil der Prozessführung
• Errichtung eines Kennzahlensystems ( harte und weiche Kennzahlen )

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