Prozessoptimierung in Behörden und Verwaltungen - Seminar

Seminar-Ziel

In diesem Seminar lernen und üben Sie, wie Sie die Prozesse im Behörden und öffentlichen Verwaltungen gestalten können.

Anhand der Schnittstellenbeschreibung zum unternehmensübergreifenden Leistungsaustausch und zur Kameralistik demonstrieren wir, in welcher Form und welchem Umfang Sie die Prinzipien von Wirtschaftsunternehmen auf die Behörden für Prozessoptimierung übertragen können.

Teilnehmer Zielgruppe

Das Seminar richtet sich an Führungskräfte, leitende Mitarbeiter, Mitarbeiter von Behörden, Universitäten und ähnliche Unternehmungen

Kurs Voraussetzungen

Bitte besuchen Sie zur Vorbereitung

BlueRocks Glossar

Seminar-Inhalt

Einführung 

• Merkmale des Prozessmanagements für Kameralistik
• Unterscheidung 
  • einfache Prozesse
  • komplizierte Prozesse
  • komplexe Prozesse

• Begriffsdefinition kameralistische Unternehmung
• Turals Service Rad für den Auftragsabwicklungsprozess in Behörden
• Wie definieren Sie die Kundenprofile für öffentliche Institutionen?

Teil I - Denkmodell und seine Begrifflichkeiten

• Elemente eines Prozesses 

• • Aufgabenkette
  • Aufgabe
  • IT-System
  • Prozessführung
  • Prozessentwicklung

• Prozesskategorien 
  • Geschäftsprozesse
  • Managementprozesse
  • Unterstützungprozesse

• Zwei Phasen der Entwicklung

• • Optimierung
  • Erneuerung

• Zwei Dimensionen des organisationalen Wandels 
  • Sachebene entlang der Wertschöpfung
  • Beziehungsebene entlang der Zusammenarbeit

Teil II - Vorgehen zur Prozessgestaltung 

• Phase 1 Strategisches Prozessmanagement

• Strategie verstehen, übersetzen, ggf. ergänzen
• Begriffe zur Prozessgestaltung festlegen
• Denkwerkzeuge identifizieren und üben
• Lücken zwischen der Strategie und der Prozesslandkarte identifizieren
• Big Picture (Soll) entwerfen
• Prozesslandkarte entwerfen
• Schnittstellen zwischen den Prozessen festlegen und beschreiben
• Stakeholder und ihre Ansprüche ermitteln
• Ziele formulieren
• Prozessvision entwickeln

•   Phase II Prozessentwurf

• Potenzialanalyse

Wer den eigenen Ausgangspunkt nicht kennt, dem nützt die beste Landkarte nichts!

• Prozesse mittels 14Erfolgsfaktoren analysieren

• Analyse der
  • Leistungen
  • Aufgabenabläufe

• Sachebene
• Beziehungsebene
• Sollprozesse beschreiben
• Gestaltung interaktiver dynamischer Prozesschnittstellen
• Prozessleistungen
• Planung wiederkehrender Aufgaben
• Vorgaben für Automatisierung
• Regeln und Methoden für manuelle Aufgaben
• Beschreibung der Prinizipien für einmalige, nicht planbare Ereignisse (Überraschungen)
• IT-Architektur entwerfen (grob)
• Erfolgsfaktoren festlegen 

• Phase III Prozessumsetzung

• Warum scheitern die Reorganisationsprojekte häufig während der Umsetzung?
• Wie bringen Sie die neuen Prozesse im Betrieb erfolgreich zum Laufen?
• Warum ist Unternehmenskultur ein wichtiger Stellhebel für den Erfolg?
• Wie erzeugen Sie aus Gegenwind Auftrieb?
• Wie nutzen Sie den Widerstand der Prozessbeteiligten für Ihren Erfolg? 
• Wie erkennen Sie Stolpersteine im Stakeholdernetz?
• Wie gestalten Sie die Trainingsmaßnahmen zielführend?
• Welchen Beitrag leisten Quick Wins zur Überzeugungsarbeit? 

• Querschnittsfunktion Prozessführung

• Erfolgsfaktoren für Prozessleistungen
• Erfolgsfaktoren für Prozessabläufe
• Entwicklung eines Prozessführungssystems
• Performance Controlling als Teil der Prozessführung
• Errichtung eines Kennzahlensystems ( harte und weiche Kennzahlen )

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